Согласно части первой статьи 71 ГПК РФ, письменными являются доказательства, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела: акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным, позволяющим установить достоверность документа способом.
К письменным доказательствам относятся переговоры и решения суда, судебные постановления, протоколы, приложения к ним, также сюда можно отнести электронные документы, то есть те, в которых информация составлена в электронно-цифровой форме.
Отличительной особенностью письменных доказательств от вещественных является то, что сведения, необходимые суду для установления искомых обстоятельств дела, воспринимаются из содержания текста, а не из свойств предмета, на который он нанесён. При обеспечении доказательств нотариусом должны соблюдаться требования о тайне нотариального действия, предусмотренного статьей 5 Основ. В качестве письменных доказательств могут выступать документы, полученные в иностранном государстве, но только если не опровергается их подлинность и они легализованы в установленном порядке.
Основанием для осмотра письменных доказательств является заявление заинтересованного лица с просьбой об обеспечении доказательств. Нотариус при осмотре письменных доказательств составляет протокол, в котором указывает обнаруженные обстоятельства. В нем указывается, какие технические средства использовались при осмотре письменных доказательств. Письменные доказательства, как правило, приобщаются к протоколу осмотра и являются его неотъемлемой частью. Если подлинные документы не могут быть приложены, тогда вместо них приобщаются либо нотариально засвидетельствованные, либо, если документ не подлежит нотариальному засвидетельствованию в силу ст. 77, 79 Основ законодательства о нотариате, копии, выполненные различными способами, в том числе путём фотографирования письменных доказательств.